Case: Franse Leverancier

Een aantal jaren geleden kreeg ik een opdracht als Projectleider Inkoop bij een groot onderhoudsbedrijf in de Randstad. Ik begon ergens in augustus, net na de zomervakantie. Al snel leerde ik dat er een Franse leverancier actief was voor één van mijn projecten. Ik hoorde niet veel goeds over deze leverancier: afspraken werden vaak niet nagekomen, de kwaliteit was niet altijd datgene wat verwacht werd, en de leveringen verliepen zelden zonder problemen. Deze leverancier was nog met vakantie; hij zou de week erop weer gaan leveren. Of tenminste: dat hoopte men, want anders zou de productie tot stilstand komen.

De maandag erop kreeg ik ergens in de middag een telefoontje van de afdeling Logistiek. Het was inderdaad boel: de leverancier had zojuist bevestigd pas over 2 weken te kunnen leveren. En dat terwijl wij op donderdag producten nodig hadden, anders stonden we echt stil.
“Of ik misschien even kon bellen?” Zo gezegd, zo gedaan. In eerste instantie werd er afstandelijk gereageerd aan de Franse kant van de lijn; ze leken niet te begrijpen dat ik belde namens hun Nederlandse klant.

Toen dat besef doordrong kwam er ongeloof: een Nederlander die Frans sprak… dat hadden ze nog nooit meegemaakt! Enfin, ik kreeg uiteindelijk de directeur aan de lijn, en maakte hem duidelijk dat we toch echt donderdag spullen nodig hadden. Hij begon zich meteen te verontschuldigen: een onderleverancier had tijdens de vakantie niet doorgewerkt zoals afgesproken, en daarom hadden ze nu een probleem. Maar hij ging nog eens bellen en zou me dinsdagochtend op de hoogte houden.

Dinsdag kreeg ik inderdaad het nieuws dat de termijn van 2 weken al met de helft was ingekort. Maar dat was nog steeds onvoldoende, dus ze gingen verder kijken. Rond 16u had ik nog niets gehoord, dus ik vond het tijd voor echte actie, en ging naar de Inkoopmanager. Ik stelde hem voor om in de auto te springen, samen met iemand van Logistiek, en naar Frankrijk te rijden. De leverancier zat niet ver van de Belgische grens, dat was te doen. We zouden ergens overnachten en de volgende ochtend om half negen bij hem op de stoep staan. De manager vond dat een goed plan, dus ik belde de leverancier om hem te informeren. Ik vroeg niks, liet hem geen keuze om ja of nee te zeggen: we kwamen gewoon.

De volgende ochtend waren we er inderdaad om half negen. We begonnen onze bestellingen, afroepen, forecasts etc door te nemen. Al snel kwam ik erachter dat niemand de leverancier ooit goed had uitgelegd hoe de verschillende documenten werkten. Ondertussen werd opnieuw contact gezocht met de onderleverancier. Door een aantal deelleveringen in te plannen, konden we al snel naar “huis” bellen met witte rook: we zouden inderdaad de volgende dag al beleverd worden, evenals de dagen erna. Hiermee zouden we stilstand kunnen vermijden. Tevreden reden we kort na de middag terug naar Nederland.

Toen ik de volgende dag in de “stand up meeting” verslag deed, oogstte ik alom lof. Een interim-manager, die in z’n tweede week gewoon in de auto springt en naar een leverancier rijdt, in het buitenland nog wel, en daar in een halve dag de zaken ook nog eens vlot trekt: dat hadden ze nog nooit gezien! Mijn conclusie was een heel andere: door gewoon in goed Frans met deze leverancier te communiceren, en een keer goed uit te leggen wat er van hem verwacht werd, was het probleem snel opgelost.

Moraal van dit verhaal: met Franse leveranciers (en extrapolerend: zeker ook met klanten) kun je maar beter in het Frans communiceren. Misschien vind je dat vreemd, stom, ouderwets, chauvinistisch, 19e eeuws, of wat dan ook, maar in dat geval is mijn advies eenvoudig: doe dan geen zaken met Fransen.