Zakelijk Frans contact: De e-mail

ordinateur-de-bureau-pc-1456070535weh

De e-mail is in ons dagelijks leven niet meer weg te denken. Ook voor de zakelijke communicatie is e-mail een handige tool. Dit geldt zeker voor een contact dat buiten de landsgrenzen plaatsvindt: je kan relatief veel informatie kwijt in een e-mail, het gaat sneller dan de ouderwetse brief en het werkt soms net even iets handiger dan de telefoon.
Wanneer je zaken doet met de Fransen, gaat dit niet altijd op dezelfde manier als met Nederlanders, zoals we eerder al schreven, en ook in in het mailverkeer moet je hier rekening mee houden. Hieronder enkele tips die je kunt gebruiken voor de zakelijke Franse mail. 

De opening

Wanneer het gaat om het eerste contact en je niet zeker bent van wie je tegenover je hebt, doordat je bijvoorbeeld geen naam hebt, begint je mail met een dubbele aanspreking: Madame, Monsieur. Heb je zijn of haar naam wel, dan is het uiteraard alleen de passende optie (ofwel Monsieur, ofwel Madame), maar zonder de naam. Leg je dit eerste contact met een arts (Docteur), of een notaris of advocaat (Maître), dan gebruik je zijn of haar titel. Wanneer je al langer (beroepsmatig) contact hebt met de persoon aan de andere kant van de lijn, kun je Cher (mannelijk) of Chère (vrouwelijk) gebruiken voor de aanhef. Bijvoorbeeld: Cher Monsieur.

De inleiding

Na de aanhef kun je de e-mail beginnen met een van onderstaande voorbeeldzinnen

  • En réponse à votre lettre
    Naar aanleiding van uw schrijven
  • Me référant à l’annonce que j’ai vue dans …
    Naar aanleiding van de advertentie die ik gezien heb in de …
  • Le 20 mai, j’ai lu votre annonce dans le Monde, où
    In Le Monde van 20 mei las ik uw advertentie, waarin …
  • Je vous écris de la part de
    Ik schrijf u namens …
  • Par la présente, je vous informe que
    Hierbij deel ik u mede dat …
  • Ayant lu votre annonce, je me permets de poser ma candidature au poste de …
    Ik heb uw advertentie gelezen en neem de vrijheid te solliciteren naar de betrekking van …

Zakelijke etiquette

Zoals we al eerder vermelden, is de Franse zakelijke etiquette vele malen formeler dan de Nederlandse. Hoewel wij in een eerste mail ook vaak met u beginnen, gaan de Fransen vaak nog een stapje verder. Door gebruik te maken van de werkwoordsvorm conditionnel (Je vous serais très reconnaissant(e) de bien vouloir m’envoyer …), stel je een vraag al snel op een heel formele manier, wat in het Nederlands toch al snel wat minder gebruikelijk is. Graag zou ik u willen vragen om… wordt al snel: Graag ontvang ik van u …, wat alsnog even beleefd is, maar toch al een stuk directer. Ditzelfde gebeurd eigenlijk met het stellen van vragen in de zakelijke Franse mail. De inversie (waarbij het onderwerp achter het werkwoord wordt geplaatst, als in Avez-vous), is een geschikte manier, maar nog beleefder is het formuleren van een indirecte vraag:  J’aimerais savoir si cet emploi vacant est toujours disponible? 

Over het algemeen is het zakelijke Franse contact minder direct dan het Nederlandse. Zorg er dus voor dat je het onderwerp goed inleidt en leg niet gelijk een directe vraag op tafel. Wat mij zelf daarin opviel toen ik in Frankrijk wertke, was dat de Franse mails daardoor vaak ook een stuk langer waren. Nederlanders komen voor mijn gevoel over het algemeen veel sneller “to the point”, terwijl de Fransen het vaak wat mooier inpakken.
Wel is het zo dat in een e-mail sneller overgeschakeld kan worden naar een iets informelere sfeer, maar dit wel echt pas als je de persoon met wie je contact hebt wat beter kent.

Afsluiting

“Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées”, is de zin die je op vele websites tegenkomt als een geschikte afsluiter, maar voor een zakelijke Franse e-mail is deze toch minder geschikt.

Wat kun je dan wel gebruiken? Het valt aan te raden om in eerste instantie de slotgroet over te nemen van de persoon met wie je in contact bent, dan weet je zeker dat je op dezelfde golflengte zit. Ben jij zelf degene die het eerste contact legt, dan is de meest formele afsluiter in de mail: (Bien) cordialement, wat overeen komt met vriendelijke groet. Je kunt voorafgaand je mail afsluiten met Je vous remercie d’avance.. (Bij voorbaat dank) en dan na een witregel Cordialement invoegen.

Bijlagen

Wanneer er bijlagen (pièces jointes) bij de mail gevoegd zijn, kun je hier in de tekst al naar verwijzen door te vermelden: Veuillez trouver ci-joint ….

Duidelijkheid wordt in het geval van een bijlage gewaardeerd: zorg ervoor dat duidelijk wordt wat er in de bijlage staat, of wat er in welke bijlage staat indien het gaat om verschillende bijlagen.

Voor meer informatie over het zakendoen op de Franse markt, of voor hulp bij het onderzoeken naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf op de Franse markt, kun je eens rondkijken of de site van France Compagnie, de specialist in zakendoen op de Franse markt.

 

Ook leuk om te lezen:

Tamara Berner

Tamara Berner

Tamara is community manager van Fransemarkt.nl, daarnaast blogt zij op Blogs4Travel en studeert IBMS aan de HAN.

2 thoughts on “Zakelijk Frans contact: De e-mail

  1. Heel handig stuk moet ik zeggen, aangezien ik stage wil lopen in Frankrijk volgend jaar. Ik zal dan zoals je al raadt, een aantal mails die kant op sturen. Dan komen deze tips wel zeker van pas!

  2. Hoi Pieter! Bedankt voor je reactie. Ik hoop zeker dat je wat met de tips kan en ben benieuwd hoe je sollicitatie verloopt! Ook over het solliciteren hebben we enkele blogs met informatie. Bon courage met het vinden van een leuke stage !

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *